Contrat Numérotant

Le 27 février 2007  direction de contrat

Combien de contrats maintenez-vous ? Comme un négociateur pour une variété de grandeurs d'affaires, je supposerais que si vous êtes dans une organisation de plus de 100 personnes, vous avez plus d'un poignée de contrats pour maintenir. Les licences de logiciel peuvent n'être pas qu'un de beaucoup de différents types de documents aussi. En construisant et les baux/locations de véhicule, les contrats de direction d'événement/voyage, l'emploi ou les accords consultatifs, les contrats de client, aussi … la quantité de documents contractuels peuvent chanceler simplement dès qu'ils commencent à être tirés des tiroirs de bureau et des classeurs à tiroirs. Software licenses may be but one of many different types of documents as well. Building and vehicle leases/rentals, event/travel management contracts, employment or consulting agreements, customer contracts, too… the quantity of contractual documents can simply be staggering once they start being pulled out of desk drawers and file cabinets.

Mais comment pistez-vous eux tous ? Même si vous avez un système de direction de contrat, en essayant de garder vos bras autour d'eux seulement par leur nom ou type de document, ou même par le vendeur, le client ou le fournisseur de services sont impossibles pratiquement. Pour cette raison, le contrat numérotant (et un contrat le système numérotant) sont un absolu pour contracter les meilleures pratiques. For this reason, contract numbering (and a contract numbering system) is an absolute for contracting best practices.

Les numéros de contrat ont été historiquement utilisés par d'ultra-grands vendeurs, où un nombre s'entend à une occasion des ventes particulière. Mais les numéros de contrat ne sont plus la portée exclusive des grandes affaires. En fait, un contrat simple numérotant le plan peut être créé même si le seul système de direction de contrat que vous avez est un tableur Surpasser. In fact, a simple contract numbering scheme can be created even if the only contract management system you have is an Excel spreadsheet.

Premièrement, souvenez-vous que les numéros de contrat doivent être à 100 % uniques par document …, mais que vous voulez une voie d'attacher des documents rattachés ensemble par le numéro de contrat pour que vous sachiez quels documents ont besoin d'être reconsidérés ensemble quand vous avez une édition de contrat pour résoudre.

Deuxièmement, les numéros de contrat peuvent être créés dans presque n'importe quelle forme ou mode, selon ce que vous trouvez facile à pister. Généralement, ils contiennent une sorte d'identificateur du parti (comme peu de premières lettres du nom de l'autre parti), un nombre unique d'une forme et un indicateur du type de document (donc vous pouvez regarder des amendements, des TRUIES, et cetera en comparaison des accords de Maître, les licences et ainsi de suite).

Troisièmement, les numéros de contrat DOIVENT être conséquents pour être de valeur. Si vous les utilisez sporadiquement ou de façon inconsistante, il pas pas vous servira seulement, mais il troublera n'importe qui d'autre regardant vos documents plus tard.

Avec ces trois règles en tête, le Logiciel Autorisant des détails de Manuel un contrat spécifique numérotant le plan qui travaille dans une variété de situations. Mais le but est simplement de trouver un plan qui travaille pour vous et votre organisation. Écrivez le nombre dans un endroit conséquent sur chacun de vos documents (je préfère le bon coin supérieur de la première page). Pistez-le dans un peu de manière électronique pour l'aisance de recherche plus tard. Write the number in a consistent location on each of your documents (I prefer the upper right corner of the first page). Track it in some electronic manner for ease of search later.


Le Blog de Manuel Autorisant est le site de compagnon au Manuel d'Autorisant de Logiciel. En couvrant un thème autorisant tous les mardis, j'essaie d'offrir le conseil, ajouter l'humour et quelquefois même un peu d'esprit à une pratique que la plupart des personnes trouvent odieux - à savoir, en lisant un contrat d'un bout à l'autre.

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